Mit der Funktion »Import von E-Mail-Antworten« können Antworten von Kandidaten, welche via E-Mail erfolgt sind, direkt an das Recruiting-System gesendet werden und zur Bewerbung importiert werden.

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User-Rollen

• Personalmanager

• Fachbereich Plus

 

Inhalt

• 1 Basis für das Weiterleiten und Importieren einer E-Mail-Antwort
• 2 Weiterleiten und Import einer E-Mail-Antwort
• 3 Ansicht im Kandidatenprofil
• 4 Information an zuständige Ansprechpartner

Basis für das Weiterleiten und Importieren einer E-Mail-Antwort

Um eine E-Mail-Antwort zu importieren werden die folgenden Informationen benötigt.

1. E-Mail-Adresse für den Import: Diese E-Mail-Adresse wird durch das Account Management Team mit Auslieferung dieser Funktion mitgeteilt.

2. Bewerbungsreferenznummer: Die Bewerbungsreferenznummer wird für die eindeutige Zuordnung der Antwort zur Bewerbung benötigt. Die Bewerbungsreferenznummer ist in der Bewerbung über das Kandidatenprofil zu finden.

Weiterleiten und Import einer E-Mail-Antwort

Um eine E-Mail-Antwort eines Kandidaten zu importieren, muss die zu importierende E-Mail über das E-Mail-Programm geöffnet und die »Weiterleiten«-Funktion angestoßen werden.

Anschließend muss als Empfänger die von heroes mitgeteilte E-Mail-Adresse für den Import eingetragen werden. Des Weiteren muss zu Beginn des Betreffs die Bewerbungsreferenznummer der Bewerbung eingegeben werden. Der eigentliche Betreff muss durch ein Leerzeichen von der Referenznummer getrennt sein.

Mit dem Absenden der E-Mail wird die Antwort automatisch zur Bewerbung importiert.

Ansicht im Kandidatenprofil

Nach dem Import ist der Inhalt der E-Mail in der Historie des Kandidaten zu finden. Mit Klick auf das »Lupen«-Symbol kann der Inhalt der Nachricht geöffnet werden. Datei-Anhänge werden zusätzlich unter dem Tab »Dateien« und/oder »Dokumente« abgelegt. Erkennt das System über die Bezeichnung der Datei eine konkrete Zuordnung, erfolgt diese direkt bei der jeweiligen Datei-Art z.B. Anschreiben.

Information an zuständige Ansprechpartner

Wird eine E-Mail-Antwort importiert erhalten die zuständigen Personalmanager und Fachbereichs-User eine entsprechende Benachrichtigung per E-Mail.