Das Modul »Terminplaner« beinhaltet eine Terminfunktion für die Planung einzelner Termine, ganzer Recruiting-Days, Sammeltermine und Terminserien.

User-Rolle

Personalmanager
Recruiter

Inhalt

Bearbeiten von Terminen (Kandidatenprofil)

Um einen Termin anzulegen, muss eine konkrete Bewerbung ausgewählt sein. Dann steht unter »Aktionen zum Bewerber« die Option »Termin« zur Auswahl. Wird der Punkt »Termin« ausgewählt öffnet sich das PopUp-Fenster »Terminansicht« zum Anlegen eines Termins.

Über das Kandidatenprofil kann entweder ein »Einzeltermin« oder ein »Untergeordneter Termin« angelegt werden.

Hinweis

Grundlegend wird immer ein Einzeltermin angelegt. Wird jedoch eine Vorstellungsrunde ausgewählt, wird ein untergeordneter Termin angelegt und dem Sammeltermin zugeordnet.

Termin speichern

Mit der Schaltfläche »Speichern« ist es möglich einen Termin abzuspeichern ohne ihn direkt zu versenden. Gespeicherte Termine können im Reiter »Termine« im Stelleneditor weiter bearbeitet werden.

Siehe: Anlegen & Bearbeiten von Terminen über den Stelleneditor

Termin speichern und senden

Soll der Termin sofort verschickt werden, kann die Funktion»Termin speichern und senden« auch ohne Speichern des Termins angeklickt werden, um den Termin sofort zu versenden.

Sobald der Termin versendet werden soll, wird er gleichzeitig gespeichert und die Maske »E-Mail-Editor« öffnet sich. Es öffnet sich die Maske aber nur sofort, wenn keine internen Teilnehmer dem Termin zugeordnet worden sind.

Interne Teilnehmer zum Termin einladen

Um interne Teilnehmer zum Termin einzuladen, müssen die gewünschten Teilnehmer im Bearbeitungsfenster zugeordnet werden.

Sobald dann der Termin über die Schaltfläche »Termin speichern und senden« verschickt wird, öffnet sich das Popup-Fenster »Termineinladung«. Hier werden alle internen Teilnehmer aufgelistet die automatisch zum Termin eingeladen werden. Die Einladung an die internen Teilnehmer erfolgt aber nur, wenn bei der Funktion »Einladung an interne Teilnehmer versenden« gesetzt ist.

Die Einladung an interne Teilnehmer wird automatisch per E-Mail versendet. Eine Bearbeitung der E-Mail ist nicht möglich. Um den Inhalt der E-Mail anzupassen, muss der Versand an interne Teilnehmer über den Reiter »Termine« im Stelleneditor erfolgen.

Siehe dazu Schaltflächen Terminbearbeitung - Interne Teilnehmer zum Termin einladen

Termin zur Bewerbung

Es können mehrere Termine angelegt werden. Der als nächstes anstehende Termin wird auf dem Kandidatenprofil bei der Bewerbung angezeigt.

Sobald ein Termin angelegt wurde, erscheint

Termine welche noch in Planung sind, können direkt gelöscht werden. Es erfolgt kein E-Mail-Versand und der Termin wird aus der Terminübersicht entfernt.

Bei einem Termin, zu dem bereits Einladungen versendet worden sind, wird der Termin (bzw. Subtermin) auf den Status »Storniert« gesetzt und Kandidaten und interne Teilnehmer werden per E-Mail darüber informiert. Der stornierte Termin wird weiterhin in der Terminübersicht angezeigt.

Schaltflächen Terminbearbeitung

Sammeltermin

Wenn über das Kandidatenprofil ein Termin angelegt wird, kann optional ein Sammeltermin selektiert werden. Wird dann der Termin abgespeichert, wird er als untergeordneter Termin dem Sammeltermin zugewiesen.

Wird keine Vorstellungsrunde ausgewählt, wird ein Einzeltermin angelegt.

Terminvorschläge

Sobald ein Sammeltermin ausgewählt wurde, erscheint das Selektfeld »Terminvorschläge«. Hier können Termine von einer Stunde direkt ausgewählt werden. Die vorgeschlagenen Termine liegen im Zeitrahmen des Sammeltermins. Bereits ausgewählte Uhrzeiten werden aus der Vorschlagsliste entfernt. Terminvorschläge können nur zu vollen Stunden vergeben werden.

Datum und Uhrzeit

Eingabe des Datums und der Uhrzeit. Bei Sammelterminen können auch mehrtägige Termine geplant werden.

Betreff

siehe E-Mail-Vorlagen

Ort

Text

siehe E-Mail-Vorlagen

Auswahl Kandidat

Über dieses Auswahlfeld kann der gewünschte Kandidat dem Termin zugewiesen werden.

Interne Teilnehmer

Um die gewünschten Teilnehmer dem Termin hinzuzufügen, müssen diese in der Mehrfach-Auswahlbox ausgewählt und durch die Pfeiltasten zwischen den Auswahlfenstern zugeordnet werden.

Untergeordneten Termin anlegen
Kandidat zum Termin einladen	Nach Anklicken der Schaltfläche öffnet sich die Maske »E-Mail-Editor«. Hier können noch individuelle Anpassungen der Einladungs-E-Mail vorgenommen werden. siehe E-Mail Kategorie: Terminfunktion - manuelle Einladung für den Termin verschicken - System-E-Mail Vorlagen
Alle Kandidaten einladen	siehe E-Mail Kategorie: Terminfunktion - manuelle Einladung für den Termin verschicken - System-E-Mail Vorlagen
Anzeige der Einladung Um den Inhalt der Einladung einsehen zu können, kann über die Schaltfläche »Anzeige der Einladung« ein Popup-Fenster geöffnet werden.
Termin bestätigen oder absagen	Über diese Schaltfläche öffnet sich ein Popup-Fenster mit den Optionen: Absagen (wünscht anderen Termin) Zusagen Absagen Diese Optionen sind manuell zum Termin wählbar. Wird eine Option gewählt, wird in der Spalte »Rückmeldung« die entsprechende Information eingetragen. Welcher User den Status vergeben hat. siehe E-Mail Kategorie: Termin bestätigen oder absagen - System-E-Mail Vorlagen
Interne Teilnehmer zum Termin einladen	Mit dieser Funktion wird die Einladung an den/die internen Teilnehmer separat versendet. siehe E-Mail Kategorie: Terminfunktion - Einladung an alle internen Teilnehmer eines Termins (intern) - System-E-Mail Vorlagen
Termin hat stattgefunden
Termin(e) stornieren bzw. löschen	Der Termin (bzw. Subtermine) wird auf den Status »Storniert« gesetzt und Kandidaten und interne Teilnehmer werden per E-Mail informiert. Der stornierte Termin wird weiterhin in der Terminübersicht angezeigt. siehe E-Mail Kategorie: Terminfunktion - Stornomail an Kandidaten, Termin wird abgesagt - System-E-Mail Vorlagen Terminfunktion - Absage des Kandidaten per Mail an Teilnehmer eines Termins - System-E-Mail Vorlagen Falls der Termin noch im Status »Geplant« steht wird der Termin direkt gelöscht, ohne Mailversand. Der Termin wird aus der Terminübersicht entfernt.