Bewerbungen, die von den Kandidaten per E-Mail gesendet werden, können über den E-Mail-Import in das Recruiting-System importiert werden. In dem folgenden Artikel beschreiben wir die Möglichkeiten des E-Mail-Imports.

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User-Rollen

• Personalmanager

• Recruiter

Inhalt

• 1 Import über das Dashboard
  • 1.1 E-Mail Informationen
  • 1.2 Dateianhänge
  • 1.3 Datenimport
    • 1.3.1 Manuell
    • 1.3.2 Import Basisdaten
    • 1.3.3 Import Lebenslauf
  • 1.4 Import über Kandidatenverwaltung

Import über das Dashboard

E-Mail-Bewerbungen können über das Dashboard unter dem Punkt »E-Mail-Bewerbung« in das Recruiting-System importiert werden.

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Die E-Mail wird an die hinterlegte E-Mail-Adresse - in diesem Fall "demobase@bewerberverwaltung.info" - geschickt und durch Klicken auf "Aktualisieren" importiert.

Durch Klicken des »Bearbeiten« Icons gelangt man auf die nächste Maske, auf der man zusätzliche Informationen, und weiterführende Funktionen findet.

E-Mail Informationen

Im oberen Teil der Maske erhält man die Informationen von welchem Absender die E-Mail gesendet wurde, den Betreff der E-Mail und den Inhalt der E-Mail.

Dateianhänge

Im mittleren Teil der Maske werden die Dateianhänge der E-Mail angezeigt. Im günstigsten Fall sendet der Kandidat einzeln und nicht in einer einzigen PDF-Datei. Dadurch kann jede Datei einer Dateiart zugewiesen werden. Es stehen die folgenden Dateiarten zur Verfügung:

• Lebenslauf

• Foto

• Anschreiben

• Zeugnis

• Sonstige

Datenimport

Im unteren Teil der Maske finden sich die Möglichkeiten, wie das Kandidatenprofil angelegt werden kann

Manuell

Das Vorgehen bei der manuellen Anlage der Kontaktdaten ist das gleiche Vorgehen, wie bei der Anlage einer Offline-Bewerbung.

Im angezeigten Popup-Fenster wird in das Feld »E-Mail« die E-Mail-Adresse des Kandidaten eingetragen. Existiert bereits ein Kandidatenprofil zu dieser E-Mail-Adresse, wird im Auswahlfeld die E-Mail-Adresse angezeigt.

Somit kann man die Bewerbung dem bestehenden Kandidatenprofil hinzufügen, ohne ein neues Profil anlegen zu müssen.

Wurde die E-Mail-Adresse eingetragen und mit »OK« bestätigt, wird man in der nächsten Maske dazu aufgefordert, die Bewerbungsdaten auszufüllen.

Im oberen Bereich gibt es zusätzliche Felder.

• es kann dem Kandidaten eine Empfangsbestätigung per E-Mail gesendet werden.

• man kann den Kandidaten als internen Kandidaten markieren.

• dem Kandidaten kann direkt eine Stelle zugeordnet werden.

• das Eingangsdatum der Bewerbung kann hinterlegt werden.

• zuletzt kann die Sprache des Kandidaten ausgewählt werden.

Als Nächstes werden die Fragen des Bewerbungsformulars (Onlineformular) ausgefüllt, um das Kandidatenprofil zu vervollständigen.

Nachdem die Daten gespeichert wurden, wird man auf das Kandidatenprofil des Kandidaten weitergeleitet.

Import Basisdaten

Mit der Funktion »Import Basisdaten« können die persönlichen Basisdaten des Kandidaten aus der Datei »Lebenslauf« ausgelesen werden. Die beschleunigt die Anlage des Kandidatenprofils.

In der ersten Maske kann man entscheiden, ob es sich um eine Talentpool-Bewerbung (Initiativbewerbung) handelt, ob man dem Kandidaten eine E-Mailbestätigung senden möchte und welcher Stelle der Kandidat zugeordnet werden soll. Zuletzt hinterlegt man das Eingangsdatum der Bewerbung.

Im nächsten Schritt gelangt man wie beim »manuellen Import« auf die Details-Maske, um die Fragen des Bewerbungsformulars (Onlineformular) auszufüllen. Nachdem die Daten gespeichert wurden, wird man auf das Kandidatenprofil weitergeleitet.

Import Lebenslauf

Das Auslesen des Lebenslaufs wird optional angeboten. Hier werden nicht nur die persönlichen Daten des Kandidaten, sondern auch Angaben über Ausbildung, Qualifikationen, Berufserfahrung etc. aus dem Lebenslauf ausgelesen, sofern diese im angegeben wurden.

Import über Kandidatenverwaltung

Eine weitere Möglichkeit, E-Mail-Bewerbungen zu importieren, ist über den Navigationspunkt »Kandidaten«. Durch Klicken auf den Button »E-Mail-Bewerbungen importieren« öffnet sich die gleiche Ansicht wie bei Möglichkeit 1, »Import über das Dashboard«.