Über die Massenkorrespondenz lässt sich eine Korrespondenz an mehrere Kandidaten versenden. Es besteht die Möglichkeit, jede E-Mail individuell zu bearbeiten, bevor diese versendet wird.

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User-Rolle

• Personalmanager

• Recruiter

Inhalt

• 1 Auswahl der Kandidaten
• 2 Vorlagen vor dem Versand bearbeiten
• 3 Anhänge für alle Empfänger
• 4 Anhänge für einzelne Empfänger
  • 4.1 Hochgeladene Dateien

Auswahl der Kandidaten

Über den Reiter »Kandidaten« in der jeweiligen Stelle, kann die Massenkorrespondenz an die Kandidaten versendet werden.

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Im Reiter »Kandidaten« werden zuerst die Kandidaten markiert, an die eine Massenkorrespondenz versendet werden soll.

Mit der Aktion »ausgewählte Einträge« kann ausgewählt werden, welche Korrespondenz versendet wird. Es stehen folgende Korrespondenzen/Aktionen zur Auswahl:

• Kandidat absagen

• Zwischenbescheid versenden

• Terminbestätigung versenden

• Sonstige Korrespondenz

• Weiterleiten an Fachbereich

Nachdem die Kandidaten und die entsprechende Korrespondenz ausgewählt wurden, gibt es auf der Maske der Massenkorrespondenz weitere Funktionen:

• Sprache: Hier wird angezeigt, welche Sprache dem Kandidaten bei seiner Bewerbung zugeordnet wurde.

• Status: Der Status zeigt auf, in welchem Bearbeitungsstatus sich der Kandidat im Bewerbungsprozess befindet.

• Zielsprache: Hier wird die Sprache angezeigt, in der die E-Mail-Vorlage angelegt ist. Die Sprache wird automatisch vom Recruiting-System zugeteilt. Entspricht die Zuordnung nicht der gewünschten Zielsprache, kann diese geändert werden. Durch Anklicken der Schaltfläche »Bearbeiten« kann ein Auswahlfenster aufgerufen werden. Hier stehen alle möglichen Systemsprachen zur Auswahl.

• Vorlage: Dem Bewerber wird automatisch eine System-E-Mail-Vorlage zugeordnet. Ist keine Vorlage im System hinterlegt, wird eine sogenannte »Manuelle Vorlage« zugeordnet. Diese muss vor dem Versand bearbeitet werden, da sie keinen Vorlagentext enthält. Die zugeordnete Vorlage kann durch den Benutzer jederzeit geändert werden, indem das Auswahlfenster durch Anklicken der Schaltfläche »Bearbeiten« aufgerufen wird.

  Ebenfalls ist eine Mehrfachzuordnung von Vorlagen möglich. Innerhalb der Auswahlliste stehen alle System-E-Mail-Vorlagen zur Auswahl, die der Kategorie zugeordnet sind. Es können mehrere Empfänger durch die Verwendung der Checkboxen auswählt werden. In der Auswahlliste »ausgewählte Einträge« kann eine E-Mail-Vorlage ausgesucht werden. Durch Anklicken der Schaltfläche »Vorlage zuordnen« wird allen ausgewählten Empfängern die selektierte Vorlage zugeordnet.

• Anhang Vorlagen: Hier werden die Anhänge angezeigt, die der Korrespondenz angehängt wurden.

Vorlagen vor dem Versand bearbeiten

Alle innerhalb der Tabelle zugeordneten Vorlagen können individuell angepasst werden, bevor die E-Mails versendet werden. Die »E-Mail Vorlage bearbeiten« Maske wird durch Anklicken der gewünschten Zeile geöffnet.

In der »E-Mail Vorlage bearbeiten« Maske können alle Vorlagen, die in der Spalte »Vorlage» zugeordnet sind, bearbeitet werden.

Die auswählbaren E-Mail Vorlagen sind abhängig von der selektierten Sprache. Es kann wie bisher auf alle möglichen Bearbeitungsoptionen zugegriffen werden.

Nachdem alle Änderungen vorgenommen wurden, kann durch Anklicken der Schaltfläche »Änderungen speichern« die Anpassungen in den Zwischenspeicher abgelegt werden. Durch Klick auf die Schaltfläche »Abbrechen« gehen alle Änderungen verloren und die Maske »E-Mail Vorlage bearbeiten« wird geschlossen.

Anhänge für alle Empfänger

Mit dieser Funktion können Dateianhänge für alle Empfänger hochgeladen werden.

Die für alle Empfänger hochgeladenen Anhänge werden unterhalb der Empfängerliste angezeigt. Sollen Dateien direkt an eine ausgewählte E-Mail-Vorlage angehängt werden, können sie innerhalb der »E-Mail-Vorlage bearbeiten« Maske hochgeladen werden.

Anhänge für einzelne Empfänger

Möchte man jedem Empfänger eine unterschiedliche Datei anhängen, öffnet man den E-Mail Editor durch Anklicken des jeweiligen Empfängers.

Hochgeladene Dateien

Hochgeladene Dateien werden nicht nur auf der Maske des E-Mail Editor angezeigt, sondern auch in der Empfängerliste. Sobald einer E-Mail-Vorlage Dateien angehängt wurden, wird das in der Spalte »Anhang Vorlagen« mit einem Dateisymbol gekennzeichnet.