Die Funktion »Personalbedarf« ermöglicht es einem Fachbereich-User der Personalabteilung den Bedarf einer Stellenbesetzung innerhalb des Recruiting-Systems zu übermitteln. Der Fachbereich-User kann in seinem Arbeitsbereich einen Bedarf erfassen und direkt an die Personalabteilung übermitteln. Des Weiteren erfolgt die gesamte Korrespondenz zwischen der Personalabteilung und dem Fachbereich im Kontext zum erstellten Personalbedarf.

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User-Rolle

• Personalmanager

• Recruiter

• Fachbereich

Inhalt

• 1 Grundfunktionen Personalbedarf
  • 1.1 Grundfunktionen Übersicht
  • 1.2 Formular Personalbedarf
  • 1.3 Reiter »Editor«
  • 1.4 Reiter »Kandidaten«
  • 1.5 Reiter »Designvorlagen«
  • 1.6 Reiter »Multiposting«
  • 1.7 Reiter »Historie»
  • 1.8 Reiter »Chat«
• 2 Listen je Rolle
  • 2.1 Fachbereich
  • 2.2 Personalmanager / Recruiter
• 3 Beispiel Prozess
  • 3.1 Schritt 1 → Personalbedarf anlegen (Fachbereich)
  • 3.2 Schritt 2 → Personalbedarf ausfüllen/bearbeiten (Fachbereich)
  • 3.3 Schritt 3 → Personalbedarf speichern für spätere Bearbeitung (Fachbereich)
  • 3.4 Schritt 4 → Personalbedarf weiterleiten an Personalabteilung
  • 3.5 Schritt 5 → Personalabteilung erhält Personalbedarfe zur weiteren Bearbeitung (Personalabteilung)
  • 3.6 Schritt 6 → Bearbeitung des Personalbedarfs (Personalmanager)
  • 3.7 Schritt 7 → Weitere Aktionen (Personalmanager)
  • 3.8 Schritt 8 → Personalbedarf zur weiteren Bearbeitung zurückerhalten (Fachbereich)
  • 3.9 Schritt 9 → Personalbedarf prüfen/bearbeiten (Fachbereich)
  • 3.10 Schritt 10 → Personalbedarf freigeben (Fachbereich)
  • 3.11 Schritt 11 → Personalbedarf als Stellenanzeige weiterbearbeiten (Fachbereich)

Grundfunktionen Personalbedarf

Grundfunktionen Übersicht

Formular Personalbedarf

Über die Funktion »Formular« kann ein PDF-Dokument aufgerufen werden. Dieses kann entsprechend weiterbearbeitet werden für weitere Prozessschritte (PDF-Formular etc.).

Reiter »Editor«

Stammdaten

Pflege aller notwendigen Stammdaten für die Zuordnung des Personalbedarfs (Stellenanzeige) und die Grundkonfiguration.

Onlineformular und Checklisten

Hier kann durch den Fachbereich ausgewählt werden, welches Onlineformular ausgewählt werden soll.

Stellenanzeige

Der Fachbereich kann hier seine Anforderungen an die Position pflegen.

Reiter »Designvorlagen«

Wenn durch den Personalmanager eine Designvorlage für die Stellenanzeige ausgewählt wurde, ist diese im Reiter »Designvorlagen« einsehbar. Durch Anklicken der Vorlage innerhalb der Liste, kann die Vorschau angezeigt werden.

Reiter »Historie»

Listen je Rolle

Beispiel Prozess

Schritt 1 → Personalbedarf anlegen (Fachbereich)

Zum Anlegen eines Personalbedarfs, muss die Bearbeitungsmaske durch Anklicken der Schaltfläche »Personalbedarf anlegen« geöffnet werden.

Danach öffnet sich ein weiteres Popup-Fenster. Hier wird ausgewählt, in welcher Art ein Personalbedarf angelegt werden soll. Es stehen verschiedene Optionen zur Auswahl:

Neu

Vorlage

Schritt 2 → Personalbedarf ausfüllen/bearbeiten (Fachbereich)

Auf der Bearbeitungsmaske »Neu« können alle relevanten Informationen zur weiteren Bearbeitung durch die Personalabteilung hinterlegt werden. Die Bearbeitungsmaske ist in die drei Reiter »Stammdaten«, »Onlineformular und Checklisten« und »Stellenanzeige« unterteilt. Diese können durch Anklicken des jeweiligen Reiters auf- oder zugeklappt werden.

Angelegte Personalbedarfe können durch Betätigung der Schaltfläche »Speichern« zur späteren Bearbeitung gesichert werden oder durch Anklicken der Schaltfläche »Senden« sofort an die Personalabteilung übermittelt werden.

Anmerkungen zum Personalbedarf

Oberhalb der Reiter befindet sich das Textfeld »Anmerkungen für den Personalmanager«. Hier können Informationen erfasst werden, die der Personalmanager innerhalb seiner Bearbeitungsmaske einsehen kann.

Die Anmerkung wird in die Historie der Stellenanzeige geschrieben und kann durch den Personalmanager eingesehen werden.

Information für den Empfänger

Innerhalb des Reiters »Historie« auf der Bearbeitungsmaske des Personalmanagers werden die Anmerkungen als Historieneintrag hinterlegt. Der Inhalt des Anmerkungsfeldes wird als Kommentar angezeigt.

Während des gesamten Freigabeprozesses kann zu jedem Prozessschritt erneut eine Anmerkung erfasst werden.

Schritt 3 → Personalbedarf speichern für spätere Bearbeitung (Fachbereich)

Gespeicherte Personalbedarfe werden in der Tabelle »Gespeicherte Personalbedarfe« aufgelistet und können zur weiteren Bearbeitung erneut aufgerufen werden.

Personalbedarf bearbeiten

Zur weiteren Bearbeitung eines gespeicherten Personalbedarfs kann dieser durch Anklicken der Schaltfläche »Bearbeiten« erneut geöffnet werden.

Personalbedarf löschen

Zur Löschung eines gespeicherten Personalbedarfs steht die Schaltfläche »Personalbedarf löschen« zur Verfügung. Nachdem die Schaltfläche angeklickt wurde, öffnet sich ein Popup-Fenster. Hier kann die Löschung mit »Ja« bestätigt oder mit »Nein« abgelehnt werden.

Schritt 4 → Personalbedarf weiterleiten an Personalabteilung

Um den Personalbedarf an die Personalabteilung weiterzuleiten, muss der Button “Senden” angeklickt werden. Der Personalbedarf wird automatisch weitergeleitet.

Schritt 5 → Personalabteilung erhält Personalbedarfe zur weiteren Bearbeitung (Personalabteilung)

Unter dem Menüpunkt “Personalbedarfe” kann die Personalabteilung die angestoßenen Personalbedarfe einsehen und bearbeiten. Der Counter (Zähler) zeigt an, wie viele offene Personalbedarfe vorhanden sind.

In der Liste “Aufgaben” sind die aktiven Personalbedarfe aufgelistet. Über die Schaltfläche im rechten Bereich kann der Personalbedarf zur Bearbeitung aufgerufen werden.

Schritt 6 → Bearbeitung des Personalbedarfs (Personalmanager)

Durch den Button “Speichern” übernimmt der Personalmanager den Vorgang in seine Zuständigkeit. Nach dem Speichervorgang schalten sich die weiteren Bearbeitungsfunktionen frei.

Vorab müssen aber durch den Personalmanager sämtliche Pflichtfelder ausgefüllt werden.

Schritt 7 → Weitere Aktionen (Personalmanager)

Abschließen

Mit der Funktion “Abschließen” wird der Prozess für den Personalbedarf beendet. Der Personalbedarf wird in das Archiv für Stellenanzeigen verschoben.

Freigeben

Der Personalmanager hat die Möglichkeit einen Personalbedarf ohne weitere Rücksprache mit dem Fachbereich freizugeben. Durch die Funktion “Freigeben” kann der Bedarf sofort als aktive Stellenanzeige übernommen werden.

Weiterleiten

Für eine weitere Abstimmung mit dem Fachbereich kann mit der Funktion “Weiterleiten” der Personalbedarf als Aufgabe an den zuständigen Ansprechpartner zurückgeleitet werden.

Schritt 8 → Personalbedarf zur weiteren Bearbeitung zurückerhalten (Fachbereich)

Vom Personalmanager bearbeitete Personalbedarfe die zur Prüfung/Bearbeitung zurückgeschickt wurden.

Schritt 9 → Personalbedarf prüfen/bearbeiten (Fachbereich)

Der Personalbedarf kann erneut geprüft/bearbeitet werden. Durch die Schaltflächen kann der Personalbedarf freigegeben werden oder erneut eine Rückfrage veranlasst werden.

Schritt 10 → Personalbedarf freigeben (Fachbereich)

Wird der Personalbedarf freigegeben, kann dieser durch die Personalabteilung entsprechend weiterbearbeitet werden.

Schritt 11 → Personalbedarf als Stellenanzeige weiterbearbeiten (Fachbereich)