Oberfläche

Auf der initialen Maske werden alle persönlich erstellten und vorgefertigten Berichte aufgelistet.

Die Tabelle baut sich wie folgt auf:

• Typ: Der Typ sagt aus, ob es sich um einen vorgefertigten, einen persönlichen oder zentralen Bericht handelt.

• Name: Name des Berichts.

• Benutzer: Benutzer, der den Bericht erstellt hat.

Folgende Informationen werden angezeigt, wenn für den Bericht ein automatischer Versand eingestellt wurde:

• Intervall: Zeigt an, in welchem Intervall der Bericht versendet wird.

• Letzte Ausführung: Zeigt an, wann der Bericht zuletzt automatisch versendet wurde.

• Nächste Ausführung: Zeigt an, wann der Bericht das nächste Mal versendet wird.

• Letzter Status: Zeigt an, ob der Versand erfolgreich war.

Erklärung: Icons

Open

• Vorschau anzeigen: Über das Symbol "Lupe" kann der Bericht ausgeführt werden.

• Bericht bearbeiten: Bearbeiten lässt sich der Bericht über das Symbol "Bearbeiten".

• Kopieren: Der Bericht kann über das Symbol "Kopieren" kopiert werden.

• Recht bearbeiten:

• Intervall bearbeiten: Das Symbol "Uhr" öffnet die Intervalleigenschaften.

Open

Intervalleigenschaften - Automatischer Versand eines Berichts/Reports

Über die Intervalleigenschaften lässt sich der automatische Versand und der Intervall des Versands einstellen.

• Aktiv: Über das Aktivieren der Checkbox lässt sich der automatische Versand aktivieren.

• Intervall: Hier kann eingestellt werden, ob der Bericht täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich versendet werden soll.

• Uhrzeit: Soll der Bericht zu einer bestimmten Uhrzeit versendet werden, kann die Uhrzeit ausgewählt werden.

• Startdatum: Sofern der Bericht nur in einem bestimmten Zeitraum versendet werden soll, kann ein Start- und Enddatum eingetragen werden.

• Enddatum: Siehe Startdatum.

• Empfänger im Format: Falls der Empfänger des Berichts in der Auswahl nicht vorhanden ist, kann dieser in diesem Feld eingetragen und durch Klicken auf den Pfeil hinzugefügt werden.

• "Name, Vorname, E-Mail" oder
  "Name, E-Mail" oder
  "E-Mail": In dieser Liste sind alle möglichen Empfänger aufgelistet, die auch einen System-Zugang besitzen.

• Report verschicken als: Auswahl der Dateiart, in der der Bericht versendet werden soll.
  
  

• E-Mail Betreff: Betreff, der in der E-Mail angezeigt wird.

• E-Mail Text: Der E-Mailtext lässt sich individuell gestalten und dient als Anschreiben für den Bericht.
  
  

Speichern: Sollen die Anpassungen nur gespeichert werden ohne, dass der Bericht automatisch versendet wird, reicht der Klick auf den Button "Speichern".

Intervall speichern und ausführen: Durch das Klicken auf diesen Button werden alle Änderungen gespeichert und der automatische Versand durchgeführt.

Erstellen eines neuen Berichts/Reports

Neben den vorgefertigten Berichten gibt es auch die Möglichkeit eigene Berichte zu erstellen, um die gewünschten Auswertungen zu erhalten. Per Klick auf den Button "Neu" öffnet sich der Berichtseditor, in dem der Bericht durch wenige Klicks zusammengestellt werden kann.

Einschränkung des Berichts

Nachdem ein aussagekräftiger Name für den Bericht vergeben wurde, kann dieser durch die Auswahl im Dropdownfeld "Typ" eingeschränkt werden.

• Persönlich: Nur der Ersteller hat Zugriff auf den Bericht.

• Zentral: Alle Personalbetreuer haben Zugriff auf den Bericht.

Auswahl der Informationstabellen

Im nächsten Schritt werden die Informationstabellen (1) ausgewählt, die für den Bericht benötigt werden. Durch Auswahl der jeweiligen Tabelle werden die Informationen (2) angezeigt die ausgewertet werden können. Durch das Klicken auf die mittigen Pfeile können die Informationen hinzugefügt oder entfernt werden.

Wie die unterschiedlichen Informationstabellen aufgebaut sind dazu finden Sie eine detaillierte Auflistung unterhalb dieses Beispiels.

Im nächsten Schritt werden die Informationstabellen (1) ausgewählt, die für den Bericht benötigt werden. Durch Auswahl der jeweiligen Tabelle werden die Informationen (2) angezeigt die ausgewertet werden können. Durch das Klicken auf die mittigen Pfeile können die Informationen hinzugefügt oder entfernt werden.

Informationstabellen im Detail

Formatierungsmöglichkeiten der Tabellen

Nachdem der Bericht gespeichert wurde, kann die Ausgabeart und Sortierung der Daten festgelegt werden.

(1) Doppelte Zeilen anzeigen: Durch Aktivieren der Checkbox werden doppelte Werte in der Auswertung als eigene Zeilen ausgegeben.

(2) Aggregation: Jede Information kann entweder als einzelne Zeile aufgelistet oder als konsolidierte Anzahl dargestellt werden. Dies ist für jede einzelne Information individuell einstellbar. Hierfür muss zuerst die Auswahl der Information erfolgen und danach die Auswahl der Aggregation.

• Auflisten: Der Bericht gibt die jeweilige Information mit Inhalt aus.

• Anzahl: Der Bericht gibt die jeweilige Information als Anzahl aus. 

(3) Nach ausgewählter Spalte sortieren: Durch Markieren des ausgewählten Eintrags und Klicken auf den Button "Nach ausgewählter Spalte sortieren", wird der Bericht nach der ausgewählten Informationen ab-/ oder aufsteigend sortiert.

Vorschau

Nachdem alle Informationen für den Bericht zusammengestellt wurden und der Bericht gespeichert ist, kann dieser für Auswertungen genutzt werden. Die Auswertungen können direkt im Bewerbermanagementsystem betrachtet werden. Hierzu muss zunächst der Button “Vorschau” und auf der Folgeseite der Button “Filtern” geklickt werden. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit die Daten in den Formaten .html, .xls, und .pdf zu exportieren.

Verwenden von vorgefertigten Berichten

In der Berichtszentrale gibt es folgende vorgefertigte Berichte zur Auswahl:

• Bewerbungen: Übersicht

• Recruiting: Kanäle

• Stellen: Eingestellte Kandidaten

• Stellen: Kosten der Ausschreibung

• Stellen: Zugriffsstatistik