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User-Rolle

• Administrator

Inhalt

• 1 Filtermöglichkeiten
  • 1.1 Kategorie ID
  • 1.2 Kategorie
  • 1.3 Sprache
• 2 Spalten
  • 2.1 Kategorie ID
  • 2.2 Kategorie
  • 2.3 Bezeichnung
  • 2.4 Aktiviert
  • 2.5 Sortierschlüssel
  • 2.6 Sprache
• 3 Bearbeitungsoptionen
  • 3.1 Vorlage Anzeigen
  • 3.2 Vorlage Bearbeiten
  • 3.3 Vorlage Kopieren
  • 3.4 Vorlage aktivieren/deaktivieren
  • 3.5 Vorlage löschen
  • 3.6 Vorlage neu anlegen
• 4 Anlegen und Bearbeiten von E-Mail-Vorlagen
• 5 Erklärung und Nutzung von Parametern und Textbausteinen
  • 5.1 Erklärung Parameter
  • 5.2 Erklärung Textbaustein
    • 5.2.1 Hinzufügen von Parametern und Textbausteinen
• 6 Basisinformationen
  • • 6.1.1 Bezeichnung
    • 6.1.2 Sprache
    • 6.1.3 Sortierschlüssel
    • 6.1.4 Absender
    • 6.1.5 Empfänger
    • 6.1.6 cc / bcc
  • 6.2 Betreff, Nachricht und Anhänge
    • 6.2.1 Betreff
    • 6.2.2 Nachricht
    • 6.2.3 Anhänge
    • 6.2.4 Zurück/Speichern

Filtermöglichkeiten

Kategorie ID

Jede E-Mail-Kategorie trägt eine ID, nach welcher gefiltert werden kann. Die ID's werden vom System entsprechend der Kategorie automatisch vergeben. Unter dem Filter »Kategorie ID« kann nach der gewünschten ID gefiltert werden.

Kategorie

Je nach Bedarf kann außerdem über den Filter “Kategorie” nach der Bezeichnung der jeweiligen Kategorie gefiltert werden. Auch die Bezeichnungen der jeweiligen Kategorien sind vom System vorgegeben und können nicht geändert werden.

Sprache

Zusätzlich kann nach der gewünschten Sprache gefiltert werden.

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Spalten

Kategorie ID

Die ID der jeweiligen Kategorie wird angezeigt.

Kategorie

Die jeweilige Kategorie der E-Mail-Vorlage wird angezeigt.

Bezeichnung

Um zwischen den einzelnen E-Mail-Kategorien besser unterscheiden zu können, kann eine individuelle Bezeichnung pro E-Mail-Vorlage hinterlegt werden. Es sind voreingestellt bereits Bezeichnungen hinterlegt, welche aber geändert werden können.

Aktiviert

Die E-Mail-Vorlagen können aktiv oder inaktiv gesetzt sein. Je nach Status steht die E-Mail-Vorlage zur Auswahl oder nicht.

Sortierschlüssel

Um die Reihenfolge der angezeigten E-Mail-Vorlagen zu bestimmen, kann ein Sortierschlüssel hinterlegt werden.

Sprache

Hier wird die Sprache je E-Mail-Vorlage angezeigt.

Bearbeitungsoptionen

Anlegen und Bearbeiten von E-Mail-Vorlagen

Erklärung und Nutzung von Parametern und Textbausteinen

Erklärung Parameter

Für die Bearbeitung und Erstellung von E-Mail-Vorlagen ist die Nutzung und das Verständnis von Parametern notwendig. Als Parameter werden nachfolgend Inhalte bezeichnet, welche von Rauten-Symbolen umfasst werden.

Mittels der Parameter werden automatisch Informationen aus dem System (Stelle, Kandidat, zuständiger Personalmanager, …) verwendet und beim Versand der E-Mail eingetragen. So wird für den Parameter #bewerber.name# der Nachname des Kandidaten verwendet. Voraussetzung für die Verwendung von Parametern ist, dass das System auf die entsprechenden Parameter zugreifen kann. Aus diesem Grund dürfen nur Parameter verwendet werden, welche auch in dem Kasten »Parameter« zur Auswahl stehen. Die Bezeichnungen der Parameter geben eine Information über die jeweilige Ausgabe. Informationen wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen, etc. zu internen Usern (Personalmanager, Fachbereich, Betriebsrat,…) sind in der User anlegen zu pflegen.

Erklärung Textbaustein

Ergänzend zu Parametern kann außerdem mit Textbausteinen gearbeitet werden. Die Verwendung dieser Textbausteine steht auch zu einem späteren Zeitpunkt z.B. beim Versand von E-Mails zur Auswahl. Die Nutzung von Textbausteinen kann z.B. für wechselnde Informationen wie Anfahrtsbeschreibungen je nach Standort verwendet werden.

Hinzufügen von Parametern und Textbausteinen

Um einen Parameter oder Textbaustein hinzuzufügen, muss dieser in dem entsprechenden Kasten ausgewählt und über die Buttons »Nachricht« bzw. »Betreff« hinzugefügt werden. Über den Button »Nachricht« wird die Auswahl im Nachrichtenfeld und über den Button »Betreff« dem Betreff hinzugefügt.

Basisinformationen

Bezeichnung

Hier kann die gewünschte und individuelle Bezeichnung hinterlegt werden. Je nach Vorlage sind Bezeichnungen vielleicht bereits voreingestellt, können aber geändert werden.

Sprache

Je nach Systemeinstellung kann hier zwischen Deutsch und weiteren Systemsprachen entschieden werden.

Sortierschlüssel

Über den Sortierschlüssel kann die Sortierung der Vorlagen innerhalb einer E-Mail-Kategorie festgelegt werden.

Absender

Über das Drop-Down-Menü kann die gewünschte Absender-Adresse ausgewählt werden. Hier besteht die Möglichkeit auch manuell Absender-Adressen in Form von E-Mail-Adressen einzutragen. Es wird aber davon abgeraten, Absender-Parameter wie z.B. #system.aktuellerBenutzer.email# aus anderen Vorlagen zu verwenden, wenn diese nicht explizit zur Auswahl stehen.

Empfänger

Hier kann der gewünschte Empfänger ausgewählt werden.

cc / bcc

Ergänzend zum Hauptempfänger können außerdem noch Empfänger in cc oder bcc gesetzt werden. Auch hier besteht die Möglichkeit, manuell Empfänger in Form von E-Mail-Adressen einzutragen.

Betreff, Nachricht und Anhänge

Betreff

Hier kann der gewünschte Betreff eingetragen werden. Hierzu können fixe Texte mit Parametern und Textbausteinen kombiniert werden.

Nachricht

In diesem Feld kann der Inhalt der Nachricht eingetragen werden. Der Inhalt kann über verschiedene Optionen in der Formatierleiste angepasst werden. Hier ist ebenfalls die Verwendung von fixen Texten, Parametern und Textbausteinen möglich. Über einen Rechtsklick in das Nachrichten-Feld werden weitere Formatierungsmöglichkeiten wie Verlinkungen angezeigt.

Anhänge

Je nach Systemeinstellung können Anhänge an E-Mail-Vorlagen ergänzt werden. Für den Upload der Daten steht der Button »Datei hochladen« zur Verfügung.

Zurück/Speichern

Über den Button »Zurück« wird man wieder auf die Übersicht der E-Mail-Vorlagen zurückgeleitet.

Mit dem Button »Speichern« werden Änderungen oder neu angelegte E-Mail-Vorlagen gespeichert.