Das Modul »Terminplaner« beinhaltet Terminplanungsfunktion für die Planung einzelner Termine, ganzer Recruiting-Days, Sammeltermine und Terminserien.
Anlegen eines Outlook-Termins
Um einen Outlook-Termin anzulegen, muss auf dem »Kandidaten-Profil« eine konkrete Bewerbung ausgewählt sein. Dann steht unter »Aktionen zum Bewerber« die Option »Outlook Termin« zur Auswahl.
Durch Anklicken der Funktion »Outlook Termin« öffnet sich ein Dialog-Fenster (Betriebssystem Microsoft), um auszuwählen, ob der Termin mit Outlook geöffnet werden soll.
Das Öffnen des Outlook-Termins mit »OK« bestätigen.
Daraufhin öffnet sich das Outlook-Bearbeitungsfenster für eine Besprechung. Die Felder »Empfänger« und »Betreff« werden vom System bereits vorausgefüllt.
Empfänger: Als Empfänger wird automatisch die System-E-Mail für den Terminparser ausgewählt.
Betreff: Hier handelt es sich um die Referenznummer mit der eine klare Zuordnung zum Kandidaten und der zugehörigen Bewerbung erfolgt.
Die Angabe der Referenznummer am Anfang der Betreff-Zeile ist zwingend notwendig, um einen Outlook-Termin im Recruiting-System anzulegen. Der eigentliche Betreff muss durch ein LEERZEICHEN von der Referenznummer getrennt sein, ansonsten kann der Import des Termins nicht erfolgen.
Referenznummer
Die Referenznummer befindet sich im Bereich »Aktuelle Bewerbungen« auf dem Kandidatenprofil. Sobald die Bewerbung ausgewählt ist, wird die Bewerbung Referenznummer angezeigt.
Um den Termin zu speichern, muss der Termin nur gesendet werden. Jetzt wird der Termin im persönlichen Kalender abgespeichert und an das System geschickt. Die weitere Planung und Bearbeitung kann über Outlook erfolgen.