Outlook Termin erstellen
Mit der Funktion »Outlook Termin« können Termine direkt an das persönliche Outlook-Postfach gesendet oder im persönlichen Outlook-Postfach erstellt
und an den Kandidaten und an das Recruiting-System gesendet werden.
User-Rolle
Personalmanager
Recruiter
Inhalt
Anlegen eines Termins im persönlichen Outlook-Kalender
Um einen Outlook-Termin anzulegen, wird auf dem Kandidatenprofil eine konkrete Bewerbung ausgewählt. Danach steht unter den weiteren Aktionen zum Kandidaten die Option »Outlook Termin« zur Auswahl.
Durch Anklicken der Funktion »Outlook Termin« öffnet sich entweder ein Dialog-Fenster, um auszuwählen, ob der Termin mit Outlook geöffnet werden soll oder die Termin-Datei wird direkt heruntergeladen.
Nachdem die Datei angeklickt wurde, öffnet sich der Termin im E-Mailprogramm (Outlook). Hier kann der Termin angepasst werden und im Outlook-Kalender gespeichert werden.
Im Betreff wird immer automatisch die Referenznummer eingetragen, die sich im Kandidatenprofil wieder findet.
Erstellen eines Termins in Outlook
Es kann im E-Mailprogramm (Outlook) ein Termin erstellt werden, der sowohl an den Kandidaten gesendet, als auch im Recruiting-System importiert werden kann.
Zusätzlich zur E-Mail-Adresse vom Kandidaten, muss zwingend die E-Mail-Adresse des Recruiting-Systems als Empfänger eingetragen werden, damit der Termin im Recruiting-System importiert wird. Die E-Mail-Adresse wird bei Einrichtung der Funktion durch den Kundenbetreuer bekannt gegeben.
Im Betreff muss die Referenznummer der Bewerbung eingegeben werden, damit der Termin bei der richtigen Bewerbung importiert wird.
WICHTIG
Die Angabe der Referenznummer am Anfang der Betreff-Zeile ist zwingend notwendig, um einen Outlook-Termin im Recruiting-System anzulegen. Der eigentliche Betreff muss durch ein LEERZEICHEN von der Referenznummer getrennt sein, ansonsten kann der Import des Termins nicht erfolgen.
Der Betreff für den Outlook-Import darf max. 100 Zeichen betragen
Referenznummer
Die Referenznummer befindet sich in der jeweiligen Bewerbung im Kandidatenprofil. Sobald die Bewerbung ausgewählt ist, wird die Referenznummer der Bewerbung angezeigt.
Um den Termin zu speichern, muss der Termin nur abgesendet werden. Jetzt wird der Termin sowohl im persönlichen Outlook-Kalender abgespeichert und zusätzlich an das Recruiting-System geschickt.
Historieneinträge
In der Historie wird der Import des Termins dokumentiert.