Terminplaner

Owned by Christian Brandt
Last updated: Apr 25, 2024
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Das Modul »Terminplaner« beinhaltet eine Terminfunktion für die Planung einzelner Termine, ganzer Recruiting-Days, Sammeltermine und Terminserien. 

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Bearbeiten von Terminen (Kandidatenprofil)

Um einen Termin anzulegen, muss eine konkrete Bewerbung ausgewählt sein. Dann steht unter »Aktionen zum Bewerber« die Option »Termin« zur Auswahl. Wird der Punkt »Termin« ausgewählt öffnet sich das PopUp-Fenster »Terminansicht« zum Anlegen eines Termins.

Über das Kandidatenprofil kann entweder ein »Einzeltermin« oder ein »Untergeordneter Termin« angelegt werden.

Hinweis

Grundlegend wird immer ein Einzeltermin angelegt. Wird jedoch eine Vorstellungsrunde ausgewählt, wird ein untergeordneter Termin angelegt und dem Sammeltermin zugeordnet.

 

 

Termin speichern

Mit der Schaltfläche »Speichern« ist es möglich einen Termin abzuspeichern ohne ihn direkt zu versenden. Gespeicherte Termine können im Reiter »Termine« im Stelleneditor weiter bearbeitet werden.

 

Termin speichern und senden

Soll der Termin sofort verschickt werden, kann die Funktion»Termin speichern und senden« auch ohne Speichern des Termins angeklickt werden, um den Termin sofort zu versenden.

 

Sobald der Termin versendet werden soll, wird er gleichzeitig gespeichert und die Maske »E-Mail-Editor« öffnet sich. Es öffnet sich die Maske aber nur sofort, wenn keine internen Teilnehmer dem Termin zugeordnet worden sind.

 

Interne Teilnehmer zum Termin einladen

Um interne Teilnehmer zum Termin einzuladen, müssen die gewünschten Teilnehmer im Bearbeitungsfenster zugeordnet werden.

 

Sobald dann der Termin über die Schaltfläche »Termin speichern und senden« verschickt wird, öffnet sich das Popup-Fenster »Termineinladung«. Hier werden alle internen Teilnehmer aufgelistet die automatisch zum Termin eingeladen werden. Die Einladung an die internen Teilnehmer erfolgt aber nur, wenn bei der Funktion »Einladung an interne Teilnehmer versenden« gesetzt ist.

 

 

Termin zur Bewerbung

Es können mehrere Termine angelegt werden. Der als nächstes anstehende Termin wird auf dem Kandidatenprofil bei der Bewerbung angezeigt.

Sobald ein Termin angelegt wurde, erscheint

 

Termine welche noch in Planung sind, können direkt gelöscht werden. Es erfolgt kein E-Mail-Versand und der Termin wird aus der Terminübersicht entfernt.

Bei einem Termin, zu dem bereits Einladungen versendet worden sind, wird der Termin (bzw. Subtermin) auf den Status »Storniert« gesetzt und Kandidaten und interne Teilnehmer werden per E-Mail darüber informiert. Der stornierte Termin wird weiterhin in der Terminübersicht angezeigt.

 




Schaltflächen Terminbearbeitung

Sammeltermin

Wenn über das Kandidatenprofil ein Termin angelegt wird, kann optional ein Sammeltermin selektiert werden. Wird dann der Termin abgespeichert, wird er als untergeordneter Termin dem Sammeltermin zugewiesen. 

 

 

Terminvorschläge

Sobald ein Sammeltermin ausgewählt wurde, erscheint das Selektfeld »Terminvorschläge«. Hier können Termine von einer Stunde direkt ausgewählt werden. Die vorgeschlagenen Termine liegen im Zeitrahmen des Sammeltermins. Bereits ausgewählte Uhrzeiten werden aus der Vorschlagsliste entfernt. Terminvorschläge können nur zu vollen Stunden vergeben werden.

 

Datum und Uhrzeit

Eingabe des Datums und der Uhrzeit. Bei Sammelterminen können auch mehrtägige Termine geplant werden.

Betreff

Ort

Text

Auswahl Kandidat

Über dieses Auswahlfeld kann der gewünschte Kandidat dem Termin zugewiesen werden.

Interne Teilnehmer

Um die gewünschten Teilnehmer dem Termin hinzuzufügen, müssen diese in der Mehrfach-Auswahlbox ausgewählt und durch die Pfeiltasten zwischen den Auswahlfenstern zugeordnet werden.

Untergeordneten Termin anlegen

Kandidat zum Termin einladen

 

 

 

 

 

 

Nach Anklicken der Schaltfläche öffnet sich die Maske »E-Mail-Editor«. Hier können noch individuelle Anpassungen der Einladungs-E-Mail vorgenommen werden.

 

 

Alle Kandidaten einladen

 

 

Anzeige der Einladung

Um den Inhalt der Einladung einsehen zu können, kann über die Schaltfläche »Anzeige der Einladung« ein Popup-Fenster geöffnet werden.

Termin bestätigen oder absagen

Über diese Schaltfläche öffnet sich ein Popup-Fenster mit den Optionen:

  • Absagen (wünscht anderen Termin)

  • Zusagen

  • Absagen

Diese Optionen sind manuell zum Termin wählbar. Wird eine Option gewählt, wird in der Spalte »Rückmeldung« die entsprechende Information eingetragen. Welcher User den Status vergeben hat.

 

 Interne Teilnehmer zum Termin einladen

 Mit dieser Funktion wird die Einladung an den/die internen Teilnehmer separat versendet.

 

 Termin hat stattgefunden

 

 Termin(e) stornieren bzw. löschen

Der Termin (bzw. Subtermine) wird auf den Status »Storniert« gesetzt und Kandidaten und interne Teilnehmer werden per E-Mail informiert. Der stornierte Termin wird weiterhin in der Terminübersicht angezeigt.

 

 

Falls der Termin noch im Status »Geplant« steht wird der Termin direkt gelöscht, ohne Mailversand. Der Termin wird aus der Terminübersicht entfernt.




Kandidatenprofil

Anzeige der Termin-Historie

Um die Historie von Terminen einzusehen, kann im Reiter »Historie« auf dem Kandidatenprofil der Filter »Termin« ausgewählt werden.

 



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