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Nachdem der Kandidat sich beworben und eine automatische Eingangsbestätigung erhalten hat, kann der Personalmanager weitere Korrespondenzen manuell an den Kandidaten versenden. Hierfür stehen im E-Mail Editor verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.
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User-Rolle |
Personalmanager
Recruiter
Fachbereich (optional)
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Inhalt |
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Funktionen im E-Mail Editor
Über die Funktion Korrespondenzim Kandidatenprofil können E-Mails direkt an den Kandidaten versendet werden. Hier greift das Recruiting-System auf vorgefertigte E-Mail-Vorlagen zurück, um den Arbeitsaufwand zu minimieren.
Selbstverständlich lassen sich die E-Mails vor dem Versand individuell bearbeiten.
Versandinformationen
Die Versandinformationen im oberen Bereich des E-Mail Editors bieten nachfolgende Funktionen:
Priorität: Über die Priorität lässt sich einstellen, ob es sich um eine wichtige E-Mail handelt. Die Priorität der E-Mail wird dem Kandidaten in seinem E-Mail-Programm entsprechend angezeigt.
Versenden ab: Soll zum Beispiel eine E-Mail nicht direkt, sondern erst zu einem bestimmten Datum versendet werden, kann die E-Mail, über die dieses Feld entsprechend terminiert werden. Bis zum tatsächlichen Versand der E-Mail kann die E-Mail über den Mailausgang durch Benutzer mit der Rolle »Administrator« gelöscht werden, sodass die E-Mail nicht versendet wird.
Sprache: Wenn das Recruiting-System über weitere bewerberseitige Systemsprachen verfügt, kann die E-Mail, sofern durch den Administrator die E-Mails in der jeweiligen Sprache angelegt wurden, auch in einer anderen Sprache versendet werden. Die Auswahl der Sprachen erscheint im Dropdown-Feld »Sprache«.
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Ist die E-Mail-Vorlage in der ausgewählten Sprache nicht vorhanden, wird automatisch ein leerer E-Mail Editor geladen. In dem Auswahlfeld E-Mail Vorlage steht dann »Manuelle Vorlage - Englisch«. |
E-Mail Vorlage: Wurden für die E-Mail Kategorie unterschiedliche Vorlagen angelegt, können diese im Dropdown-Feld ausgewählt werden. Nach Auswahl der Vorlage ändert sich der Text im Textfeld.
Absender: Im Auswahlfeld kann ausgewählt werden, von welcher E-Mail-Adresse die E-Mail versendet wird. Hier steht sowohl die persönliche E-Mail-Adresse, als auch die allgemeine System-E-Mail-Adresse zur Auswahl.
Empfänger: Bevor die E-Mail versendet wird, kann der vordefinierte Empfänger manuell geändert werden.
cc | bcc: Zusätzlich zum Empfänger können weitere Empfänger in Kopie oder in Blind-Kopie gesetzt werden.
Betreff: Der Betreff wird je nach E-Mail Vorlage automatisch befüllt, lässt sich jedoch vor dem Versenden der E-Mail manuell anpassen.
Textfeld
Das Textfeld zeigt den Inhalt aus der E-Mail Vorlage an. Dort eingefügte Parameter werden hier automatisch befüllt.
Neben den Standard-Bearbeitungsfunktionen wie fett, kursiv und unterstreichen, können Schriftart, Schriftgröße und weitere Anpassungen vorgenommen werden. Diese Anpassungen werden nur für die aktuelle Korrespondenz verwendet und nach dem Absenden der E-Mail wieder verworfen.
| Note |
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Hinweis Je nachdem welche Einstellungen der Empfänger der E-Mail in seinem E-Mail-Programm hinterlegt hat, kann es sein, dass das vorgegebene Format nicht übermittelt wird. Die Einstellungen des Empfängers haben immer Vorrang und überschreiben das mitgesendete Format. |
Weitere Parameter und Textbausteine
Für die E-Mail Vorlage stehen zahlreiche Parameter zur Verfügung, die in die Nachricht oder im Betreff eingefügt werden können.
Je nach ausgewählter E-Mail-Vorlage können die möglichen Parameter variieren.
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Hinweis Parameter, bei denen benutzerbezogene Daten verwendet werden (aktueller Benutzer, interner Ansprechpartner, Personalbetreuer, etc.), können nur verwendet werden bzw. werden nur befüllt, wenn die Daten in der User-Verwaltung beim jeweiligen Benutzer hinterlegt wurden! Sind die Daten nicht gepflegt, wird an dieser Stelle nichts eingefügt. |
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Für die Verwendung von Textbausteine siehe: Textbausteine. |
Anhänge (optional)
Optional lassen sich Dateien an die E-Mail anhängen, die beim Versand der E-Mail mitgesendet werden.
| Info |
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Sollten Sie Interesse an dieser optionalen Funktion haben, kontaktieren Sie uns gerne. |
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Verwandte Artikel |
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Häufig gestellte Fragen |
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