Übersicht Prozessschritte

• Anlage eines Personalbedarfes und Freigabe durch Personalmanger - Anlage einer Stellenanzeige

• Versenden der Import-E-Mail mit Kandidateninformationen durch den Fachbereich an das heroes-System

• Import und Auslesen der E-Mail durch das heroes System - → Anlage der Bewerbung

• Automatische Weiterleitung der Bewerbung an den Fachbereich - Dashboard

• Normaler Prozess - Bearbeitung einer Bewerbung

Schritt 1 – Anlage Personalbedarf

Für die geplante Einstellung muss vorab ein Personalbedarf für die entsprechende Position angelegt werden und an die Personalabteilung übermittelt werden. Der Bedarf wird durch die Personalabteilung freigegeben und somit eine Stelle angelegt, auf die Bewerbungen zugeordnet werden können.

Schritt 2 – Versenden der Import-E-Mail

Erfassen einer E-Mail und an das heroes System schicken. Folgende Punkte sind bei der Erstellung der E-Mail zwingend zu berücksichtigen. Ansonsten kann der automatische Import nicht erfolgen.

Beispiel E-Mail

Das System liest nach erhalt der E-Mail automatisch durcher einen Parser die Stammdaten aus dem Anhang „Lebenslauf“ aus und legt direkt die Bewerbung zur Stellenanzeige (Angabe Betreff)

an.

Schritt 4 – Automatische Weiterleitung der Bewerbung an den Fachbereich - Dashboard

Durch die aktivierte Weiterleitung von Bewerbungen, wird die Bewerbung automatisch an den zuständigen Fachbereich weitergeleitet. Die Bewerbung wird im Dashboard angezeigt. Anschließend kann mit dem normalen System-Prozess weitergearbeitet werden.

Anleitung

Initiativbewerbung - Automatischer E-Mail-Import

Stand: 2024-07-25

Übersicht Prozessschritte

• Anlage eines Personalbedarfes und Freigabe durch Personalmanger - Anlage einer Stellenanzeige

• Versenden der Import-E-Mail mit Kandidateninformationen durch den Fachbereich an das heroes

System

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Kennziffer der Stellenanzeige

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Schritt 3 – Import und Auslesen der E-Mail durch das heroes System

1. Anlage Personalbedarf

Für die geplante Einstellung muss vorab ein Personalbedarf für die entsprechende Position angelegt

werden und an die Personalabteilung übermittelt werden. Der Bedarf wird durch die Personalabteilung

freigegeben und somit eine Stelle angelegt, auf die Bewerbungen zugeordnet werden

können.

Online-Handbuch: Personalbedarf

2. Versenden der Import-E-Mail

Erfassen einer E-Mail und an das heroes System schicken. Folgende Punkte sind bei der Erstellung

der E-Mail zwingend zu berücksichtigen. Ansonsten kann der automatische Import nicht erfolgen.

1. E-Mail-Adresse: umg@bewerberverwaltung.info

2. Betreff: NUR die Kennziffer der Stelle eintragen

3. Anhang: Es muss eine Datei angehängt werden mit dem Begriff „Lebenslauf“ im Dateinamen. Die

Datei muss die Stammdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefon, etc.) des Kandidaten enthalten. (Es

können auch weitere Dateien angehängt werden.)

4. Import und Auslesen der E-Mail durch das heroes System - Anlage der Bewerbung

(Anlage der Bewerbung)

Das System liest nach erhalt der E-Mail automatisch durcher , durch einen Parser, die Stammdaten aus dem Anhang „Lebenslauf“ aus und legt direkt die Bewerbung zur Stellenanzeige (Angabe Betreff) an.

5. Automatische Weiterleitung der Bewerbung an den Fachbereich - Dashboard

Durch die aktivierte Weiterleitung von Bewerbungen, wird die Bewerbung automatisch an den zuständigen

Fachbereich weitergeleitet. Die Bewerbung wird im Dashboard angezeigt.

Anschließend kann mit dem normalen System-Prozess weitergearbeitet werden.

Basis für das Weiterleiten und Importieren einer E-Mail-Antwort

Um eine E-Mail-Antwort zu importieren werden die folgenden Informationen benötigt.

1. E-Mail-Adresse für den Import: Diese E-Mail-Adresse wird durch das Account Management Team mit Auslieferung dieser Funktion mitgeteilt.

2. Bewerbungsreferenznummer: Die Bewerbungsreferenznummer wird für die eindeutige Zuordnung der Antwort zur Bewerbung benötigt. Die Bewerbungsreferenznummer ist in der Bewerbung über das Kandidatenprofil zu finden.

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Weiterleiten und Import einer E-Mail-Antwort

Um eine E-Mail-Antwort eines Kandidaten zu importieren, muss die zu importierende E-Mail über das E-Mail-Programm geöffnet und die »Weiterleiten«-Funktion angestoßen werden.

Anschließend muss als Empfänger die von heroes mitgeteilte E-Mail-Adresse für den Import eingetragen werden. Des Weiteren muss zu Beginn des Betreffs die Bewerbungsreferenznummer der Bewerbung eingegeben werden. Der eigentliche Betreff muss durch ein Leerzeichen von der Referenznummer getrennt sein.

Mit dem Absenden der E-Mail wird die Antwort automatisch zur Bewerbung importiert.

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Ansicht im Kandidatenprofil

Nach dem Import ist der Inhalt der E-Mail in der Historie des Kandidaten zu finden. Mit Klick auf das »Lupen«-Symbol kann der Inhalt der Nachricht geöffnet werden. Datei-Anhänge werden zusätzlich unter dem Tab »Dateien« und/oder »Dokumente« abgelegt. Erkennt das System über die Bezeichnung der Datei eine konkrete Zuordnung, erfolgt diese direkt bei der jeweiligen Datei-Art z.B. Anschreiben.

Information an zuständige Ansprechpartner

Wird eine E-Mail-Antwort importiert erhalten die zuständigen Personalmanager und Fachbereichs-User eine entsprechende Benachrichtigung per E-Mail.

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