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Das Modul »Terminplaner« beinhaltet Terminplanungsfunktion für die Planung einzelner Termine, ganzer Recruiting-Days, Sammeltermine und Terminserien.
Anlegen eines Outlook-Termins
Mit der Funktion »Outlook Termin« können Termine direkt an das persönliche Outlook-Postfach gesendet oder im persönlichen Outlook-Postfach erstellt
und an den Kandidaten und an das Recruiting-System gesendet werden.
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User-Rolle |
Personalmanager
Recruiter
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Inhalt |
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Anlegen eines Termins im persönlichen Outlook-Kalender
Um einen Outlook-Termin anzulegen, muss wird auf dem »Kandidaten-Profil« Kandidatenprofil eine konkrete Bewerbung ausgewählt sein. Dann Danach steht unter »Aktionen den weiteren Aktionen zum Bewerber« Kandidaten die Option »Outlook Termin« »Outlook Termin« zur Auswahl.
Durch Anklicken der Funktion »Outlook Termin« »Outlook Termin« öffnet sich entweder ein Dialog-Fenster (Betriebssystem Microsoft), um auszuwählen, ob der Termin mit Outlook geöffnet werden soll .
Das Öffnen des Outlook-Termins mit »OK« bestätigen.
Daraufhin öffnet sich das Outlook-Bearbeitungsfenster für eine Besprechung. Die Felder »Empfänger« und »Betreff« werden vom System bereits vorausgefüllt.
Empfänger: Als Empfänger wird automatisch die System-E-Mail für den Terminparser ausgewählt.
Betreff: Hier handelt es sich um die Referenznummer mit der eine klare Zuordnung zum Kandidaten und der zugehörigen Bewerbung erfolgt.
noteoder die Termin-Datei wird direkt heruntergeladen.
Nachdem die Datei angeklickt wurde, öffnet sich der Termin im E-Mailprogramm (Outlook). Hier kann der Termin angepasst werden und im Outlook-Kalender gespeichert werden.
Im Betreff wird immer automatisch die Referenznummer eingetragen, die sich im Kandidatenprofil wieder findet.
Erstellen eines Termins in Outlook
Es kann im E-Mailprogramm (Outlook) ein Termin erstellt werden, der sowohl an den Kandidaten gesendet, als auch im Recruiting-System importiert werden kann.
Zusätzlich zur E-Mail-Adresse vom Kandidaten, muss zwingend die E-Mail-Adresse des Recruiting-Systems als Empfänger eingetragen werden, damit der Termin im Recruiting-System importiert wird. Die E-Mail-Adresse wird bei Einrichtung der Funktion durch den Kundenbetreuer bekannt gegeben.
Im Betreff muss die Referenznummer der Bewerbung eingegeben werden, damit der Termin bei der richtigen Bewerbung importiert wird.
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WICHTIG Die Angabe der Referenznummer am Anfang der Betreff-Zeile ist zwingend notwendig, um einen Outlook-Termin im Recruiting-System anzulegen. Der eigentliche Betreff muss durch ein LEERZEICHEN von der Referenznummer getrennt sein, ansonsten kann der Import des Termins nicht erfolgen. |
Der Betreff für den Outlook-Import darf max. 100 Zeichen betragen |
Referenznummer
Die Referenznummer befindet sich im Bereich »Aktuelle Bewerbungen« auf dem in der jeweiligen Bewerbung im Kandidatenprofil. Sobald die Bewerbung ausgewählt ist, wird die Referenznummer der Bewerbung Referenznummer angezeigt.
noteUm den Termin zu speichern, muss der Termin nur gesendet abgesendet werden. Jetzt wird der Termin sowohl im persönlichen Outlook-Kalender abgespeichert und zusätzlich an das Recruiting-System geschickt. Die weitere Planung und Bearbeitung kann über Outlook erfolgen.
Historieneinträge
In der Historie wird der Import des Termins dokumentiert.
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Häufig gestellte Fragen |
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