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| Aktualisiert am | |
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| Release | V.17.1 |
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Terminfunktion - Outlook Termin
Das Modul »Terminplaner« beinhaltet Terminplanungsfunktion für die Planung einzelner Termine, ganzer Recruiting-Days, Sammeltermine und Terminserien.
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| Info |
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Mit der Funktion »Outlook Termin« können Termine direkt an das persönliche Outlook-Postfach gesendet oder im persönlichen Outlook-Postfach erstellt
und an den Kandidaten und an das Recruiting-System gesendet werden.
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User-Rolle |
Personalmanager
Recruiter
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Inhalt |
| Table of Contents |
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Anlegen eines Termins im persönlichen Outlook-Kalender
Um einen Outlook-Termin anzulegen,
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wird auf dem
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Kandidatenprofil eine konkrete Bewerbung ausgewählt
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.
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Danach steht unter
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den weiteren Aktionen zum
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Kandidaten die Option
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»Outlook Termin« zur Auswahl.
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Durch Anklicken der Funktion
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»Outlook Termin« öffnet sich entweder ein Dialog-Fenster
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, um auszuwählen, ob der Termin mit Outlook geöffnet werden soll
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Das Öffnen des Outlook-Termins mit »OK« bestätigen.
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Daraufhin öffnet sich das Outlook-Bearbeitungsfenster für eine Besprechung. Die Felder »Empfänger« und »Betreff« werden vom System bereits vorausgefüllt.
- Empfänger: Als Empfänger wird automatisch die System-E-Mail für den Terminparser ausgewählt.
- Betreff: Hier handelt es sich um die Referenznummer mit der eine klare Zuordnung zum Kandidaten und der zugehörigen Bewerbung erfolgt.
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oder die Termin-Datei wird direkt heruntergeladen.
Nachdem die Datei angeklickt wurde, öffnet sich der Termin im E-Mailprogramm (Outlook). Hier kann der Termin angepasst werden und im Outlook-Kalender gespeichert werden.
Im Betreff wird immer automatisch die Referenznummer eingetragen, die sich im Kandidatenprofil wieder findet.
Erstellen eines Termins in Outlook
Es kann im E-Mailprogramm (Outlook) ein Termin erstellt werden, der sowohl an den Kandidaten gesendet, als auch im Recruiting-System importiert werden kann.
Zusätzlich zur E-Mail-Adresse vom Kandidaten, muss zwingend die E-Mail-Adresse des Recruiting-Systems als Empfänger eingetragen werden, damit der Termin im Recruiting-System importiert wird. Die E-Mail-Adresse wird bei Einrichtung der Funktion durch den Kundenbetreuer bekannt gegeben.
Im Betreff muss die Referenznummer der Bewerbung eingegeben werden, damit der Termin bei der richtigen Bewerbung importiert wird.
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WICHTIG Die Angabe der Referenznummer am Anfang der Betreff-Zeile ist zwingend notwendig, um einen Outlook-Termin im |
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Recruiting-System anzulegen. Der eigentliche Betreff muss durch ein LEERZEICHEN von der Referenznummer getrennt sein, ansonsten kann der Import des Termins nicht erfolgen. |
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Der Betreff für den Outlook-Import darf max. 100 Zeichen betragen |
Referenznummer
Die Referenznummer befindet sich
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in der jeweiligen Bewerbung im Kandidatenprofil. Sobald die Bewerbung ausgewählt ist, wird die Referenznummer der Bewerbung
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Speichern des Termins
angezeigt.
Um den Termin zu speichern, muss der Termin nur
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abgesendet werden. Jetzt wird der Termin sowohl im persönlichen Outlook-Kalender abgespeichert und zusätzlich an das Recruiting-System geschickt.
Historieneinträge
In der Historie wird der Import des Termins dokumentiert.
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Planung mit Outlook-Kalender
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Bearbeiten von Terminen
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Häufig gestellte Fragen |
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