Jede E-Mail-Kategorie trägt eine ID, nach welcher gefiltert werden kann. Die ID's werden vom System entsprechend der Kategorie automatisch vergeben. Unter dem Filter »Kategorie ID« kann nach der gewünschten ID gefiltert werden.
Auf der gesamten heroes knowledge base wird - je nach Aktion - auf die dazugehörige Kategorie ID verwiesen. |
Je nach Bedarf kann außerdem über den Filter “Kategorie” nach der Bezeichnung der jeweiligen Kategorie gefiltert werden. Auch die Bezeichnungen der jeweiligen Kategorien sind von dem System vorgegeben und können nicht geändert werden.
Tipp: Ist der Name einer Kategorie bekannt, kann der Anfangsbuchstabe beim Öffnen des Drop-Down-Filters eingetragen werden und es erfolgt eine Weiterleitung an die entsprechende Stelle. |
Zusätzlich kann nach der gewünschten Sprache gefiltert werden.
Die ID der jeweiligen Kategorie wird angezeigt.
Die jeweilige Kategorie der E-Mail-Vorlage wird angezeigt.
Um zwischen den einzelnen E-Mail-Kategorien besser unterscheiden zu können, kann eine individuelle Bezeichnung pro E-Mail-Vorlage hinterlegt werden. Es sind bereits voreingestellt Bezeichnungen hinterlegt, welche aber geändert werden können.
Die E-Mail-Vorlagen können aktiv oder inaktiv gesetzt sein. Je nach Status steht die E-Mail-Vorlage zur Auswahl oder nicht.
Tipp: Wird eine E-Mail nicht versendet, gilt es zunächst zu klären, ob die zugehörige E-Mail-Vorlage aktiviert ist. |
Um die Reihenfolge der angezeigten E-Mail-Vorlagen zu bestimmen, kann ein Sortierschlüssel hinterlegt werden.
Hier wird die Sprache je E-Mail-Vorlage angezeigt.
Vorlage AnzeigenÖffnen der Ansichtsmaske der E-Mail-Vorlage, um den Inhalt der E-Mail einsehen zu können. Eine Bearbeitung der Vorlage ist über dieses Icon nicht möglich. | ||
Vorlage BearbeitenÖffnen der Bearbeitungsmaske (E-Mail-Editor), um Anpassungen vorzunehmen. | ||
| Vorlage KopierenErstellt eine Kopie der ausgewählten E-Mail-Vorlage.
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| Vorlage aktivieren/deaktivierenDie E-Mail-Vorlage kann aktiviert oder deaktiviert werden. Je nach Status steht die E-Mail-Vorlage zur Auswahl oder nicht. | |
| Vorlage löschenDie E-Mail-Vorlage wird dauerhaft gelöscht. | |
| Vorlage neu anlegenEine neue E-Mail-Vorlage kann erstellt. |
Wenn ein Kandidat als Systemsprache “Englisch” eingestellt hat, so muss auch eine entsprechende englische E-Mail Vorlage existieren, damit eine automatische E-Mail versendet werden kann. |
Für die Bearbeitung und Erstellung von E-Mail-Vorlagen ist die Nutzung und das Verständnis von Parametern notwendig. Als Parameter werden nachfolgend Inhalte bezeichnet, welche von Rauten-Symbolen umfasst werden.
Beispiel: #bewerber.name# für den Nachnamen des Kandidaten |
Mittels der Parameter werden automatisch Informationen aus dem System (Stelle, Kandidat, zuständiger Personalmanager, …) verwendet und beim Versand der E-Mail eingetragen. So wird für den Parameter #bewerber.name# der Nachname des Kandidaten verwendet. Voraussetzung für die Verwendung von Parametern ist, dass das System auf die entsprechenden Parameter zugreifen kann. Aus diesem Grund dürfen nur Parameter verwendet werden, welche auch in dem Kasten »Parameter« zur Auswahl stehen. Die Bezeichnungen der Parameter geben eine Information über die jeweilige Ausgabe. Informationen wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen, etc. zu internen Usern (Personalmanager, Fachbereich, Betriebsrat,…) sind in der User anlegen zu pflegen.
Ergänzend zu Parametern kann außerdem mit Textbausteinen gearbeitet werden. Die Verwendung von diesen Textbausteinen steht auch zu einem späteren Zeitpunkt z.B. beim Versand von E-Mails zur Auswahl. Die Nutzung von Textbausteinen kann z.B. für wechselnde Informationen wie Anfahrtsbeschreibungen je nach Standort verwendet werden.
Weitere Informationen: Textbausteine
Weitere Informationen: Textbausteine
Um einen Parameter oder Textbaustein hinzuzufügen, muss dieser in dem entsprechenden Kasten ausgewählt und über die Button »Nachricht« bzw. »Betreff« hinzugefügt werden. Über den Button »Nachricht« wird die Auswahl im Nachrichtenfeld und über den Button »Betreff« dem Betreff hinzugefügt.
Hier kann die gewünschte und individuelle Bezeichnung hinterlegt werden. Je nach Vorlage sind Bezeichnungen vielleicht bereits voreingestellt, können aber geändert werden.
Je nach Systemeinstellung kann hier zwischen Deutsch und weiteren Systemsprachen entschieden werden.
Über den Sortierschlüssel kann die Sortierung der Vorlagen innerhalb einer E-Mail-Kategorie festgelegt werden.
Tipp: Wir empfehlen die Schlüssel in 10er Schritten anzulegen, falls neue Vorlagen hinzukommen. |
Über das Drop-Down-Menü kann die gewünschte Absender-Adresse ausgewählt werden. Hier besteht die Möglichkeit auch manuell Absender-Adressen in Form von E-Mail-Adressen einzutragen. Es wird aber davon abgeraten Absender-Parameter wie z.B. #system.aktuellerBenutzer.email# aus anderen Vorlagen zu verwenden, wenn diese nicht explizit zur Auswahl stehen.
Hier kann der gewünschte Empfänger ausgewählt werden.
Ergänzend zum Hauptempfänger können außerdem noch Empfänger in cc oder bcc gesetzt werden. Auch hier besteht die Möglichkeit manuell Empfänger in Form von E-Mail-Adressen einzutragen.
Hier kann der gewünschte Betreff eingetragen werden. Hierzu können fixe Texte mit Parametern und Textbausteinen kombiniert werden.
Beispiel: Ihre Bewerbung auf die Stelle #stelle.position# vom #bewerbung.freigabeDatum#. (Ihre Bewerbung auf die Stelle Logopäde (m/w/d) vom 01.02.2022) |
In diesem Feld kann der Inhalt der Nachricht eingetragen werden. Der Inhalt kann über verschiedene Optionen in der Formatierleiste angepasst werden. Hier ist ebenfalls die Verwendung von fixten Texten, Parametern und Textbausteinen möglich. Über einen Rechtsklick in das Nachrichten-Feld werden weitere Formatierungsmöglichkeiten wie Verlinkungen angezeigt.
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Je nach Systemeinstellung können Anhänge an E-Mail-Vorlagen ergänzt werden. Für den Upload der Daten steht der Button »Datei hochladen« zur Verfügung.
Über den Button »Zurück« wird man wieder auf die Übersicht der E-Mail-Vorlagen weitergeleitet.
Mit dem Button »Speichern« werden Änderungen oder neu angelegte E-Mail-Vorlagen gespeichert.
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