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Der Reiter »Dokumente« im Kandidatenprofil steht in Verbindung mit dem Zusatzpaket »Orga« zur Verfügung. Es können individuell zur Bewerbung weitere Dokumente erstellt, hochgeladen und kombiniert werde - ob nur zur Ablage von internen Dokumenten oder zur Erzeugung vollständiger Vertragsunterlagen.
Allgemein
Innerhalb des Reiters »Dokumente« können , individuell zur Bewerbung , weitere Dokumente erstellt, hochgeladen und kombiniert werden. So besteht eine höchst flexible Funktion zur Dokumentenerstellungkönnen flexibel Dokumente erstellt werden. Darüber hinaus können Dokumente als intern oder extern gekennzeichnet werden.
Wie auch bei allen anderen Reitern , passt sich der Inhalt entsprechend der ausgewählten Bewerbung an.
Befindet sich der Benutzer innerhalb des allgemeinen BewerberprofilsKandidatenprofils, werden alle hochgeladenen Dokumente angezeigt. Diese können entsprechend mit der Filterfunktion selektiert werden. Auch im Kontext zu einer konkreten Bewerbung stehen Filtermöglichkeiten zur Verfügung.
Neues Dokument erstellen
Es können Dokumente aus gespeicherten Vorlagen generiert werden. Es gibt die Kategorien Bewerbungsmappe und Vertrag. Diese Dokumente können direkt über die Auswahl »Stelle« einer Bewerbung zugeordnet werden. Grundlegend sind die weiteren wählbaren Optionen beim Erstellen einer Bewerbungsmappe oder eines Vertrages identisch. Das Dokument kann als intern oder Onboarding (Wenn das Zusatzpaket Onboarding aktiv ist) gekennzeichnet werden und aus einer Vorlage heraus generiert werden.
Darüber hinaus können durch die Selektion innerhalb des Punktes »Dateianhänge« die gewählten Dateien einem Dokument angehängt werden. Somit können vollumfängliche Dokumente erstellt werden, die je nach Bedarf unterschiedliche Informationen beinhalten.
Vorlagenkategorie »Bewerbungsmappe«
Beim Erstellen einer Bewerbungsmappe besteht eine weitere Option, und zwar die Option »Fotolink«. Durch Anhaken der Checkbox, wird das individuell erstellte Bewerber-PDF dem Profilbild zugeordnet. Dadurch wird beim Anklicken des Profilbildes nicht das standardisierte Bewerber-PDF aufgerufen, sondern das Zugewiesene.
Upload von Dateien
Durch die Funktion »Upload« besteht die Möglichkeit Dateien (Dokumente) direkt zu einer Bewerbung hochzuladen. Diese Dokumente können interne oder auch externe sein, welche entsprechend gekennzeichnet werden können. Hochgeladene Dokumente können mit bereits erstellten Dokumenten kombiniert, oder alternativ als einzelnes Dokument hochgeladen werden. Somit steht es auch zur Erstellung anderer Dokumente als Dateianhang zur Auswahl.
Bewerberdaten Exportieren
Durch die Funktion »Bewerberdaten Export« können die Stammdaten des Kandidaten auch als CSV-Datei oder in anderen Formaten exportiert werden.
bereits hochgeladenen Dateien generiert werden. Durch Klick auf den Button »Neu« gelangt man zu der nachfolgenden Maske:
Dort hat man die Möglichkeit, das neue Dokument einer Stellenanzeige (Bewerbung des Kandidaten) zuzuordnen.
Als Vorlagenkategorie stehen die Kategorien »Details ansehen« und »Vertrag« zur Verfügung.
Kategorie »Details ansehen«
Um eine Kandidaten-PDF-Datei mit individuellen Dateien zu erstellen, steht diese Kategorie zur Verfügung.
Durch Setzen der Checkbox »Fotolink«, öffnet sich das neu erstellte Dokument durch Klicken auf das Foto des Kandidaten im Kandidatenprofil.
Sollten unterschiedliche Vorlagen für das Kandidaten-PDF im Recruiting-System hinterlegt sein, stehen diese unter »Vorlage« zur Auswahl.
Unter »Dateianhänge« wählt man die Dateien aus, die im Dokument verwendet werden sollen.
Kategorie »Vertrag«
Sofern die Funktion »Vertragserstellung« genutzt wird und individuelle Vertragsvorlagen im Recruiting-System hinterlegt sind, kann über diese Kategorie eine Vertragsvorlage um weitere Dateien ergänzt werden.
Im Auswahlfeld »Vorlage« stehen die Vertragsvorlagen zur Auswahl.
Durch die Auswahl der »Dateianhänge« kann ausgewählt werden, welche Dateien dem Vertrag angehängt werden.
Upload von neuen Dateien
Über den Button »Upload« gelangt auf die nachfolgende Maske, um eine neue Datei hochzuladen.
Hier kann man den Anzeigenamen der Datei definieren, eine Bemerkung einfügen oder weitere Dateianhänge mit der neuen Datei kombinieren.
Weitere Aktionen
Wurde ein neues Dokument erstellt, gibt es weitere Aktionen, die durchgeführt werden können:
Bearbeiten: Durch Klicken des Icons können die Einstellungen für dieses Dokument nachträglich bearbeitet werden.
Löschen: Hierüber kann das erzeugte Dokument wieder gelöscht werden.
PDF: Um das Dokument zu öffnen, klickt man auf das PDF-Icon.
ODT-Datei erzeugen: Durch Klicken des Icons wird eine ODT-Datei erzeugt, die zum Beispiel in dem Programm LibreOffice geöffnet werden kann. Dadurch können Inhalte nachträglich bearbeitet werden.
Export der Kandidatendaten
Über die Aktion »Download CSV« kann eine CSV-Datei mit den persönlichen Informationen des Kandidaten erzeugt werden. Die Datei beinhaltet die Informationen aus dem Reiter »Details«
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